PTM (PILOT tasks manager)
универсальная система управления бизнес процессами, позволяющая выполнять задачи
в качестве ERP и/или CRM системы
Видео-презентация системы PTM
Можно выделить три основные функции системы:
Управление ресурсами предприятия задействованы для решения тех или иных задач
Прием и обработка поступающих заявок (заданий)
Автоматическое прогнозирование времени, требуемого для выполнения заявок (заданий)

Уникальность PTM заключаются в возможности ее настройки под любые бизнес процессы предприятия
Для более детального понимания возможностей системы предлагаем
рассмотреть ее работу на реальных примерах
АО «Казахтелеком»
ООО «Эркон бетон»
ООО «Такси плюс»
АО «Казахтелеком»
География: Казахстан
Тематика: Корпоративное такси
Цель:
Автоматизировать процесс выдачи транспорта с водителем сотрудникам всех филиалов АО Казахтелеком.

Описание проекта:
В каждом филиале АО «Казахтелеком» имеется автотранспорт, который может быть использован сотрудниками для выполнения служебных заданий, поездок на встречи, доставку корреспонденции.
Транспорт предоставляется сотрудникам вместе с водителем на интервал времени необходимым для выполнения задания. Транспорт условно разбит на группы по комфортабельности.
В зависимости от занимаемой должности сотрудник может рассчитывать на транспорт из той или иной группы.

Что было до внедрения PTM:
  1. Сотрудник отправляет заявку на предоставление ему транспорта с указанием даты и времени вышестоящему руководителю.
  2. Вышестоящий руководитель принимает заявку по электронной почте. Если он согласен с заявкой, то пересылает ее своему руководителю по цепочке и так происходит до тех пор, пока заявка не доберется до руководителя, который может финально утвердить заявку, после чего этот руководитель отправит ее обратно по цепочке или начальнику транспортного отдела.
  3. Начальник транспортного отдела получив заявку должен назначить автомобиль и водителя.

Недостатки процесса:
  1. Невозможность отследить текущий статус заявки.
  2. Заявки часто терялись в электронной почте.
  3. Руководители часто забывали отвечать на заявки.
  4. Заявка терялась, если попадала к руководителю, который на данный момент находится в отпуске.
  5. Время согласования заявки не прогнозировалось.
  6. Начальник гаража не всегда мог определить конкретное время и конкретный автомобиль для сотрудника, так как не обладал информацией о том, какие автомобили и из какой группы будут свободны в необходимое время.
  7. Транспорт используется крайне неэффективно.

Что стало после внедрения PTM:
  1. В PTM были внесены все сотрудники компании, которые были разбиты на группы. Каждой группе соответствовала своя группа транспорта.
  2. Каждой группе сотрудников была назначена цепочка согласования заявок состоящая из списка подписантов (руководителей и ответственных лиц). Цепочка была настроена таким образом, что при отсутствии подписанта заявка автоматически отправлялась его заместителю, а при отсутствии второго направлялась на следующий этап согласования.
  3. Каждый участник процесса может в любой момент получить данные по всем заявкам и по актуальным статусам.
  4. Система оповещения сводит на нет ситуации с пропуском заявок и несоблюдением сроков их обработки.
  5. PTM ведет учет свободного и выданного транспорта. По всему задействованному транспорту постоянно производится расчет прогноза по возвращению на базу, таким образом пользователь всегда имеет актуальную информацию о количестве свободного транспорта на любой момент времени. Прогноз возвращения транспорта ведется с учетом ситуации на дорогах (пробки, ремонты и т.д.).
  6. Полностью автоматизированных процесс согласования заявок.
  7. Полностью автоматизированный процесс оповещения о результатах согласования, назначении конкретного водителя и начале выполнения задания. Исполнитель и инициатор задания получает email, SMS, Telegram оповещения.
  8. Ведется отчетность, которая может быть доступны пользователю с соответствующими правами из любого филиала.
  9. Управление процессами стало проще за счет централизации в одной системе.
  10. Нагрузка на водителей и автомобили распределяется равномерно.
  11. Каждый сотрудник получает транспорт в соответствии с закрепленной группой.
ООО «Эркон бетон»
Тематика: Производство бетона
Цель:
Автоматизировать процесс обработки заявок на доставку бетона, повысить объем суточных доставок.

Описание проекта:
ООО «Эркон бетон» является производителем бетона в Москве и имеет сеть РБУ как в самом городе, так и в Московской области. В рамках проекта стоит задача автоматизировать работу диспетчерской, организовать обмен данными с 1С, обеспечить возможность точного планирования доставок на протяжении всей смены с учетом.

В рамках обмена с 1С должны осуществляться:
  • Передача данных о перемещениях транспортных средств с целью заполнения путевых листов;
  • Обеспечение автоматического обновления статусов заявок созданных в 1С;
  • Загрузка в PTM заявок из 1C;
  • Автоматическое формирование заказ-нарядов.

Что было до внедрения PTM:
  1. Заявки принимаются по телефону и передаются водителям по SMS, телефону, через мессенджеры WhatsApp, Telegram и т.д. Отследить движение заявки практически невозможно;
  2. Нет возможности расчёта точного времени доставки бетона заказчику, в результате чего бетон доставляется с большой задержкой или не доставляется вовсе;
  3. Нет возможности расчёта количества заказов, которые могут быть доставлены в рамках текущей смены;
  4. Для того чтобы выяснить статус своего заказа клиенту необходимо звонить в диспетчерскую;
  5. Отсутствует контроль соблюдения правил перевозки бетона;
  6. Отсутствует возможность контроля и пресечения несанкционированных выгрузок бетона третьим лицам.

Что стало после внедрения PTM:
  1. Заявки принимаются как по телефону, так и с форму WEB сайта. Вне зависимости от того в какой системе была принята заявка, она попадает в PTM. Система автоматически регистрирует кто и когда принял заявку.
  2. Система автоматически рассчитывает фактическое время выполнения заявки с учетом времени на загрузку и дорожной ситуации на пути от РБУ к клиенту (пробки, ремонтные работы и т.д.)
  3. Диспетчер в любой момент времени может получить информацию о свободном транспорте на будущее время.
  4. Диспетчер и клиент могут отслеживать этапы выполнения заявки в режиме реального времени.
  5. Статус заявки изменяется системой автоматически.
  6. Ведется отчетность по всем операциям

На каждом этапе выполнения заявки пользователь может получить по запросу информацию о планируемом времени прибытия к клиенту и на базу.
Схема отчетности об операциях в PTM
ООО «ТаксиПлюс»
Тематика: Такси
Цель:
Автоматизация приема и обработки заявок в таксомоторной компании.

Описание проекта:
Проект был внедрен в таксомоторную компанию, которая занимается извозом из аэропорта. Компания работает как с частными клиентами, так и с корпоративными. Корпоративными клиентами в большой части являются туристические компании, санатории, гостиницы.

Что было до внедрения PTM:
До внедрения системы в компании был полностью «ручной» режим работы. Принимаемые заявки вносились в ежедневник, диспетчеры из офиса передавали заявки для встречи пассажира в зоне прилета по телефону диспетчеру в здании аэровокзала.

Что стало после внедрения PTM:
  1. Все заявки принимаются в единую информационную систему.
  2. Любой оператор может получить доступ к необходимой заявки со своего рабочего места вне зависимости от того где и кем был оформлена заявка.
  3. Ведется учет всех заявок.
  4. Система оповещения ведет контроль сроков по заявкам и напоминает диспетчеру заранее о наступаемых событиях по заявке.
  5. Диспетчер имеет доступ к корпоративному календарю, в котором отображены все заказы в разрезах дат и времени.
  6. Диспетчер постоянно владеет информацией о свободных и занятых машинах, что позволяет ему безошибочно назначать свободного водителя для исполнения заявки.
  7. Система ведет учет сроков исполнения заявки диспетчером и водителем.